Как да комуникираме ефективно с клиентите по време на ваканция?

Тази гледна точка ми беше изведена след разговор с приятелка за преживяване, което е имала със своя счетоводител. След като получи тревожно писмо от HMRC, което беше пълно с грешки и изискваше плащания, които вече беше направила, тя потърси помощта на своя счетоводител за така необходимата увереност. Въпреки че има постоянна уговорка от £125 плюс ДДС месечно със счетоводната фирма, нейната молба за помощ, изпратена в средата на юли, беше посрещната с автоматичен отговор, който показва, че екипът е в училищна ваканция и ще отговори след няколко дни. Междувременно редовната й сметка пристигна безотказно. Минаха шест работни дни, преди тя да получи кратка актуализация, „проучваме това“, и след това мълчание. Две седмици по-късно, без повече информация, тя се свърза отново само за да получи друго автоматизирано съобщение, че офисът ще отвори отново на 30 август – общо шест седмици чакане без решение. Следователно моят приятел сега е на пазара за нов счетоводител.

Съвети за комуникация за бизнес по време на ваканция

1 Предупредете предварително

Ако сте планирали ваканцията си много предварително или едва наскоро сте решили да избягате, важно е да информирате екипа си възможно най-рано. Изчакването до последния момент за обявяване на двуседмична ваканция може да постави ненужен стрес и тежест върху вашите колеги, които ще трябва да се справят със задачите ви във ваше отсъствие. Адекватното време за подготовка е от съществено значение за всички участници, не на последно място за тези, които поемат допълнителна работа, за да осигурят непрекъснатост на бизнеса.

Препоръчително е да уведомите колегите си поне месец преди заминаването си, особено ако играете важна роля във вашата организация. За да избегнете всякакъв пропуск, задайте напомняния за актуализиране на вашия екип през седмиците и дните, предшестващи ваканцията ви, помагайки за осигуряване на плавен преход и предотвратяване на всякакви неочаквани изненади.

2 Делегирайте работни места и задачи

Уверете се, че всеки детайл е обхванат щателно. Направете цялостна подготовка за всеки сценарий, задължение или потенциален проблем, който може да възникне. Поемете инициативата да изберете колеги, като ги напътствате да поемат определени роли и инвестирайте време в тяхното цялостно обучение по отношение на задачите, които им поверявате. Ако някой се намесва във взаимодействието с вашите клиенти, снабдете ги с цялата необходима информация за уникалните изисквания и очаквания на всеки клиент. Ако друг човек временно управлява проект, който ръководите, предоставете му изчерпателен списък с неизпълнени цели.

Създайте изчерпателно ръководство, описващо местоположението на основни файлове, контакти за различни проекти и процедури за справяне с извънредни ситуации. Целта е да се избегне поток от спешни запитвания, които нарушават спокойствието ви по време на почивка. Възприемането на предпазлив подход гарантира, че вашите отговорности са в надеждни ръце, което ви позволява спокойствие.

3 Подгответе каналите за комуникация предварително

Ако не можете да спрете да общувате с клиенти, докато сте на почивка, уверете се, че можете да получавате необходимите писма и документи навсякъде. Сега дори има a ФАКС от iPhone: Приложение за факс, който може да замени факс машина. Този онлайн факс може свободно да се обработва, получава и изпраща от смартфон. Ако имате приложение за факс и iPhone, имате всичко необходимо за работа с документи. Подобно на този пример, трябва да обмислите комуникационен план с други видове комуникации с клиенти.

4 Изградете план за връщане на работа

Връщането в офиса след известно време често може да се почувства обезсърчително. Вероятно ще бъдете посрещнати от лавина от непрочетени имейли, гласови съобщения, бележки, актуализации, предизвикателства и спешни запитвания.

За да се върнете по-гладко в работния си процес, е разумно да изготвите стратегия за това, което ви очаква след почивката. Помислете за организиране на сесия за разбор с няколко членове на екипа, за да се запознаете със значимите събития по време на вашето отсъствие. Дайте приоритет на организирането на входящата си поща, за да се съсредоточите първо върху най-критичните имейли. Поддържането на прозрачна и открита комуникация с вашия екип е от решаващо значение, което ви позволява да разберете напълно развитието и напредъка, постигнат по проекти или отговорности, от които сте били далеч.

5 Настройте гласова поща извън офиса

Уверете се, че всяка база е покрита и се подгответе старателно за всички възможни сценарии, задачи или кризи. Ангажирайте се с колеги, като им делегирате конкретни задължения и предоставяте цялостно обучение за задачите, които им поверявате. Ако някой ще ви представлява на срещи с клиенти, дайте им подробен брифинг за уникалните изисквания и предпочитания на клиентите. Ако друг колега поеме отговорността за определен проект във ваше отсъствие, предоставете му изчерпателен списък със задачи, описващ подробно всяка задача, която трябва да бъде изпълнена.

Създайте изчерпателно ръководство, описващо местонахождението на важни файлове, точки за контакт за различни проекти и процедури за справяне с извънредни ситуации. Целта е да се избегне поток от спешни имейли, който да прекъсне почивката ви на плажа. По-разумно е да бъдете предпазливи, като се уверите, че проектите ви са в опитни ръце, преди да заминете.

Заключение

Информирането на клиентите предварително за липсата ви е разумна практика. Когато съм на почивка, например, моите редовни клиенти вече са наясно, че няма да могат да планират коучинг сесии през този период. Настроих автоматичен отговор по имейл за потвърждение на получените съобщения, като посочвам датите, на които ще бъда извън офиса. За тези, които имат спешни запитвания, отговорът включва телефон за връзка. Съобщенията, изпратени до този номер, ще ми бъдат изпращани и се ангажирам да отговоря в рамките на 24 часа.