Професионалисти за срещи: Смартфоните, таблетите трябва да бъдат забранени за срещи

Малцина биха спорили, че мощният порив за преглед на съдържанието и съобщенията на смартфони и таблети често нарушава дискусиите на хората, обхвата на вниманието и мисловните движения. Но до каква степен тези устройства оказват отрицателно влияние върху срещите и образователните сесии и трябва ли постоянно да се забранява тяхното включване и проверка?

Някои бизнес експерти са съгласни с политиката „без устройство“. В Harvard Business Review, например, допринасящият редактор Ейми Гало решително подкрепи този подход. В статия, озаглавена „Съкратеното ръководство за провеждане на срещи“", тя препоръчва на организаторите да забранят устройствата - те неизбежно отвличат вниманието за всички."

Основният фактор във възгледа на Гало са мненията на Франческа Джино, професор в Харвардското бизнес училище. Според Джино много хора смятат, че могат да изпълняват много задачи, докато слушат някого на среща, но изследванията показват, че не могат. „Многозадачността е просто митична дейност. Можем да изпълняваме прости задачи като ходене и говорене едновременно, но мозъкът не може да се справи с многозадачност “, казва Джино. „Всъщност проучванията показват, че човек, който се опитва да изпълнява многозадачност, отнема 50% повече време, за да изпълни дадена задача и той или тя прави до 50% повече грешки.“ Неврологът д-р Даниел Левитин в книгата си „Организираният ум“ описва многозадачността като „дяволска илюзия“.

Подсказка защо много делегати чувстват необходимостта да продължават да проверяват телефоните си за съобщения може да се намери в скорошно проучване, поръчано от Warwick Conferences. Това установи, че докато са извън офиса на курсове за обучение, 81 процента от респондентите са получавали имейли с молба да бъдат завършени по това време, понякога от мениджъра, който ги е изпратил на курса.

Карина Бауер, главен изпълнителен директор на IMEX Group коментира: „Разрушителното и отвличащо вниманието влияние на съобщенията на смартфони и устройства върху срещите е очевидно много мощно, но също така и подтикът и често натиск (възприет или реален) да се проверят и отговорят на искания и новини в реално време.

„Дебатът е дали да се борим с устройствата и тяхното съдържание или да ги приемаме и дори да ги интегрираме. Има редица приложения, като например приложения за реакция на аудиторията (Sli.do) или дори приложения, които превръщат телефона ви в микрофон (тълпа микрофони), които правят мобилните устройства наистина полезна част от сесията или събитието на срещата - когато се използват в начина, по който говорителят или организаторът възнамерява. И суровата реалност в бизнес контекста е, че на практика често би било много трудно да се приложи забрана, която да се придържа.

„Може би по-разумен подход е да се даде на делегатите място и време във всяко събитие да проверяват и отговарят на важни съобщения, така че те да могат да бъдат напълно фокусирани върху съдържанието, когато всъщност са в сесия. В крайна сметка инвестицията на време и пари за присъствие на събитие трябва да се надяваме, че делегатите искат да останат фокусирани върху съдържанието, колкото и да искат да бъдат в крак с имейлите си. "

Въпросите на IMEX Group бяха зададени като част от тримесечното проучване на Outlook на Meetings Outlook през есента на 2015 г.

eTN е медиен партньор за IMEX.